6 tips om je mailbox te organiseren
1. Zet je notificaties uit
Volgens onderzoekers van Loughborough University doet de gemiddelde computergebruiker er circa 64 seconden over om na het lezen van binnenkomende emails weer geconcentreerd terug te keren naar de taak waar hij voorheen mee bezig was. Zet alle notificaties en meldingen uit. In iedere app of social media-dienst kun je in de instellingen aangeven dat je geen mails, geluidjes of pop-ups wilt krijgen.
2. Check elk bericht maximaal één keer (dat kan echt)
Een klassieke timemanagementtip is 'never touch the same paper twice'. Vertaal dat naar online. Check alleen berichtjes en mail als je tijd hebt om te antwoorden of in je to do-lijst te verwerken. Beantwoord mails direct, zeker als dit max een minuut kort. Wil je iets langer nadenken over je antwoord?Maak dan vast een antwoord aan en sla dit op in concepten. Je kunt de mail dan uit je inbox halen. Je antwoord maak je later af. Inloopmoment bij de Rabobank Leuke startersevents Bij de Rabobank kun je terecht voor inloopmomenten en workshops. Benieuwd naar wat er binnenkort plaatsvindt in jouw regio? Bekijk de agenda Plan dit natuurlijk wel in in je to-do-lijst of kies een vast moment in de week om je concepten af te maken.
3. Geen cc (in elk geval nooit in je inbox)
Vraag je bij elk bericht waarbij je in de cc staat af: kan ik dit volgende keer voorkomen? Vertel klanten, partners en anderen dat ze je alleen in de cc hoeven te zetten als het voor jou echt handig is om het vanaf de zijlijn te volgen. Vraag of je uit conversaties mag waarbij jouw aanwezigheid niet zo belangrijk is. En vertel duidelijk dat als in een mail een actie voor jou staat, ze je in het 'Aan'-vak moeten zetten. Zorg dat al je cc-mail in een aparte map komt, zodat je daar bijvoorbeeld tijdens een middagdip even doorheen gaat. Je kunt dit doen met 'regels' in Outlook of 'filteren' in Gmail.
4. Mappen, regels en filters gebruiken én analyseren
Vrijwel iedereen die druk is, zorgt dat niet alle mail in de inbox komt. Nieuwsbrieven en andere mails komen dan via regels of filters automatisch in een aparte map. Of je sleept alles direct naar een aparte map. De stap die veel mensen vergeten: zeg alle mails op die in mappen staan die je vervolgens nooit meer opent. Let op: voor de belastingdienst is het goed alle zakelijke mails te bewaren. Zo kunnen ze van pas komen om bijvoorbeeld te onderbouwen dat je voldoet aan het urencriterium .
5. 80/20-regel: focus op 1 van de 5 mails
Ook voor e-mail geldt de 80/20-regel. 1 op de 5 mailtjes zijn echt belangrijk, de rest kost vooral tijd en levert weinig op. Focus je op 20% van je mail. Voor de rest geldt: snel lezen en in 1 minuut beantwoorden of archieveren.
6. Strategisch versturen
Trendgoeroes hebben jaren iets anders voorspelt, maar nog steeds is e-mail razend populair. Zelfs millenials geven de voorkeur aan e-mail boven platforms als Slack, zo blijkt uit recent onderzoek van Adobe. Het blijft een effectieve manier om te communiceren, zeker ook met klanten via bijvoorbeeld een emailnieuwsbrief. Bedenk altijd: van een mail komt een mail. Bedenk dus altijd of het echt efficient is om een conversatie te beginnen.
Stuur nooit:
- kritische mails. Praten is efficienter en constructiever.
- mails om te bewijzen dat je bezig bent. Je klant wil resultaten zien en vindt het natuurlijk fijn om up-to-date te blijven. Mail als er echt iets leuks of relevants te vertellen is en niet om te bewijzen dat je bezig bent. De ontvanger ziet het na twee zinnen als het puur updaten om het updaten is.
